إعلان وظيفة – مدير الخدمات اللوجستية
Job purpose
To support the effective operation of the White Hands logistics & Procurement Department by managing all local, national and international procurement in Turkey and Syria and to ensure that all procurement is conducted in accordance with WH Procurement and Logistics policies and procedures, relevant donor requirements, and in the spirit of obtaining best Value for Money (VFM).
الغرض من الوظيفة
لدعم التشغيل الفعال لقسم المشتريات والخدمات اللوجستية لدى منظمة الأيادي البيضاء من خلال إدارة جميع المشتريات المحلية والوطنية والدولية في تركيا وسوريا ولضمان إجراء جميع المشتريات وفقًا لسياسات وإجراءات المشتريات واللوجستيات الخاصة بالأيادي البيضاء، ومتطلبات الجهات المانحة ذات الصلة، وفي روح الحصول على أفضل قيمة مقابل المال.
Key Duties and Responsibilities
- Daily coordination of WH procurement activities;
- Ensure that all procurement procedures in WH Syria offices are effectively followed in compliance with the WH Logistics/Procurement Manual and relevant donor requirements;
- Closely manage procurements; national tenders ensuring a timely turn-a-round time.
- Ensure that the procurement department supports the programs efficiently and compliantly.
- Ensure that White Hands’ procurement activities are legal and moral.
- Enforce proper use of procurement ceilings and approval procedures.
- Manage procurement staff, distributing tasks between them according to specialist areas, monitoring performance, and providing ongoing training in roles and procedures;
- Oversee the gathering of quotations and bids from the market for PRs – as per WH standards and formats;
- Monitor the progress of all orders, in particular following up on orders awaiting approvals to ensure they do not get delayed in the system;
- Manage the setup and maintenance of all procurement filing, electronic and hardcopy, and ensure that files are complete, correct, and include all relevant documentation to meet audit requirements;
- Ensure that the Anti-Terrorist Checks (ATC) file is complete and kept up to date
- Organize regular local market surveys and ensure the Vendor Roster and other supplier information is kept up-to-date and referenced during the procurement process;
- Implement improved systems and procedures for procurement;
- Assist in addressing issues related to procurement procedures that arise from internal audits and reviews;
- Coordinate with the warehouses on delivery of items, including completion of Goods Received Notes, storage of items, and transfer of items to field sites.
- Identify assets during the course of procurement and ensure that all WH assets are appropriately managed and accounted for.
- Coordinate with the Finance Department to ensure that payments to vendors are made on time and without any unnecessary strain on the financial systems of WH
- Line management of logistics (Assets, Premises, Warehouse, and Fleet) team in Aleppo and Idleb offices
- Maintain a file on market prices for commonly-bought items.
- Other duties as assigned.
الواجبات والمسؤوليات الرئيسية
- التنسيق اليومي لأنشطة مشتريات منظمة الأيادي البيضاء.
- التأكد من أن جميع إجراءات الشراء في مكاتب الأيادي البيضاء في سوريا يتم اتباعها بشكل فعال بما يتوافق مع دليل اللوجستيات والمشتريات الخاص بمنظمة الأيادي البيضاء ومتطلبات المانحين ذات الصلة.
- إدارة المشتريات عن كثب وأن المناقصات الوطنية تضمن الوقت المناسب.
- التأكد من أن قسم المشتريات يدعم البرامج بكفاءة وامتثال.
- التأكد من أن أنشطة المشتريات الخاصة بمنظمة الأيادي البيضاء قانونية وأخلاقية.
- فرض وتطبيق الاستخدام السليم لأسقف المشتريات وإجراءات الموافقة.
- إدارة موظفي المشتريات وتوزيع المهام بينهم حسب المجالات التخصصية ومراقبة أدائهم وتوفير التدريب المستمر لهم في الأدوار والإجراءات.
- الإشراف على جمع عروض الأسعار والعطاءات من السوق لطلبات الشراء – وفقًا لمعايير و نماذج منظمة الأيادي البيضاء.
- مراقبة تقدم جميع الطلبات ، ولا سيما متابعة الطلبات التي تنتظر الموافقات للتأكد من أنها لا تتأخر في النظام.
- إدارة الإعداد والصيانة لجميع ملفات المشتريات ، الإلكترونية والنسخ الورقية ، والتأكد من أن الملفات كاملة وصحيحة وتتضمن جميع الوثائق ذات الصلة لتلبية متطلبات التدقيق ؛
- التأكد من أن ملف عمليات التحقق من مكافحة الإرهاب مكتمل ومحدّث
- تنظيم استطلاعات منتظمة للسوق المحلي والتأكد من تحديث قائمة البائعين ومعلومات الموردين الأخرى ومراجعتها أثناء عملية الشراء ؛
- تنفيذ أنظمة وإجراءات محسنة للمشتريات.
- المساعدة في معالجة القضايا المتعلقة بإجراءات الشراء التي تنشأ عن عمليات التدقيق والمراجعات الداخلية.
- التنسيق مع المستودعات عند تسليم المواد ، بما في ذلك استكمال “مذكرات/إشعارات استلام البضائع” ، وتخزين المواد ، ونقل المواد إلى المواقع الميدانية.
- تحديد الأصول أثناء عملية الشراء والتأكد من أن جميع أصول منظمة الأيادي البيضاء يتم إدارتها وحسابها بشكل مناسب.
- التنسيق مع الإدارة المالية للتأكد من أن المدفوعات للبائعين تتم في الوقت المحدد وبدون أي ضغوط غير ضرورية على الأنظمة المالية لـمنظمة الأيادي البيضاء
- الإدارة المباشرة للخدمات اللوجستية (الأصول والمباني والمخازن وأسطول المركبات) في مكاتب حلب وإدلب
- الاحتفاظ بملف عن أسعار السوق للعناصر التي يتم شراؤها بكثرة.
- أي واجبات أخرى يكلف بها.
Essential Requirements
- Tertiary diploma in a relevant area (procurement, logistics, or administration) and/or equivalent years of practical work experience in a relevant field.
- At least three years of relevant work experience in areas such as procurement, logistics, and office/business administration in private or government sectors;
- At least two years of experience in procurement or logistic management role in a senior position
- Have experience in remotely work
- Supply Chain training or Procurement training attendance
- Proven ability to develop staff and provide training on systems and procedures;
- Committed team player and ability to work within a multicultural team;
- Ability to understand and implement organizational and donor policies;
- Strong computer skills in Microsoft packages, including Excel, Word, and Outlook (particular emphasis on Excel);
- Ability to manage and prioritize a varied workload in a dynamic work environment;
- A flexible approach to work and willingness to take on extra duties, work additional hours, or on weekends as required;
- Excellent attention to detail;
- Trustworthy and honest;
- Ability to write, speak and work in English.
المتطلبات الأساسية
- دبلوم عالي في مجال ذي صلة (المشتريات ، اللوجستيات ، أو الإدارة) و / أو سنوات معادلة من الخبرة العملية في مجال ذي صلة.
- ما لا يقل عن ثلاث سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة في مجالات مثل المشتريات ، والخدمات اللوجستية ، وإدارة الأعمال/ المكاتب في القطاعين الخاص أو الحكومي.
- ما لا يقل عن سنتين من الخبرة في مجال المشتريات أو منصب رفيع في الإدارة اللوجستية
- خبرة في العمل عن بعد
- حضور تدريب على سلسلة التوريد أو على المشتريات
- إثبات القدرة على تطوير الموظفين وتقديم تدريبات عن الأنظمة والإجراءات.
- الالتزام بروح الفريق والقدرة على العمل ضمن فريق متعدد الثقافات.
- القدرة على فهم وتنفيذ السياسات التنظيمية وسياسات الجهات المانحة.
- مهارات حاسوبية قوية في حزم Microsoft ، بما في ذلك Excel و Word و Outlook (التركيز بشكل خاص على Excel) ؛
- القدرة على إدارة وترتيب أولويات عبء العمل المتنوع في بيئة عمل ديناميكية.
- نهج مرن للعمل والاستعداد لتولي واجبات إضافية ، والعمل لساعات إضافية ، أو في عطلات نهاية الأسبوع كما هو مطلوب ؛
- اهتمام ممتاز بالتفاصيل.
- الجدارة بالثقة والصدق.
- القدرة على الكتابة والتحدث والعمل باللغة الإنجليزية.
Desirable
- Previous work experience with a Humanitarian NGO;
- Understanding of budget development and monitoring.
- Basic technical knowledge in an area of Humanitarian Logistics; (e.g., ICT, mechanics, construction, transport, Water, Sanitation and Hygiene (WASH), or other); and
- Turkish and Arabic language skills.
المتطلبات المرغوبة
- خبرة العمل السابقة مع منظمة غير حكومية إنسانية.
- فهم تطوير الميزانية ومراقبتها.
- المعرفة التقنية الأساسية في مجال الخدمات اللوجستية الإنسانية. (على سبيل المثال ، تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ، والميكانيكا ، والبناء ، والنقل ، والمياه والصرف الصحي والنظافة ، أو غير ذلك) ؛ و
- مهارات اللغة التركية والعربية.
Apply
to apply follow the link:
https://forms.gle/e4BZq91qG6SP5WqLA
التقديم
عبر الرابط التالي